Você já parou para pensar nas desvantagens das planilhas para Gestão de Igrejas?
Muitas igrejas ainda contam com esta ferramenta, mas ela é insuficiente para acompanhar a evolução dos setores da igreja a longo prazo.
Acompanhe o meu raciocínio, a administração da igreja precisa gerir pelo menos 7 setores principais. Cada um deles tem as suas necessidades e pessoas responsáveis pelo bom andamento do processo. Então temos:
- Gestão de pessoas
- Gestão financeira
- Gestão de grupos de orações
- Gestão da agenda pastoral
- Gestão da programação de missas e eventos
- Gestão de voluntários
- Gestão de patrimônio e estoque
Imagina a dificuldade de gerenciar os vários setores da igreja através de dezenas de planilhas, e dezenas de pessoas responsáveis.
Complicado, não é mesmo?
Por isso, neste texto, vamos mostrar que é preciso buscar uma alternativa mais eficiente, em nome do crescimento da sua igreja.
7 Desvantagens do uso de planilhas para Gestão de Igrejas
As desvantagens das planilhas para Gestão de Igrejas ficam claras na rotina da administração, já que a ferramenta não é nada prática, como vamos mostrar a partir de agora.
Considere este é um bom momento para abandonar as velhas práticas e buscar soluções melhores.
- Falta automação, sobra desencontro de informações
Um dos principais problemas das planilhas é que é muito difícil automatizar o preenchimento de dados no nível necessário para uma boa gestão.
Esta ferramenta até oferece recursos avançados para preencher informações e fazer cálculos automaticamente, mas são muitas as variáveis envolvidas nas informações gerais da igreja.
Para controlar dízimos, por exemplo, você terá que repetir informações todo mês no documento.
Isso sem falar em lidar com o desencontro de informações.
Em um outro exemplo, para acompanhar o crescimento e desenvolvimento de um fiel, o líder terá que coletar informações em vários lugares ou até mesmo consultar uma ficha de cadastro física e desatualizada.
Dessa forma, o pouco que era automatizado volta a exigir um preenchimento manual, tomando muito tempo e esforço dos líderes e voluntários.
O ideal é que todo a histórico do fiel fique registrado para que ele possa ser orientado da melhor forma dentro da Igreja. Sabemos como este acompanhamento é difícil e complicado por isso não podemos contar com ferramentas sujeitas a falha.
- Não oferece recursos para o trabalho colaborativo
Frequentemente, a gestão da igreja passa por várias pessoas ou até mesmo por empresas terceirizadas.
No mínimo, padre e o responsável pelo financeiro terão que editar o mesmo arquivo para registrar todas as entradas e saídas do mês. Assim como em outros setores, que contam com diversas pessoas para executar as tarefas do dia a dia da igreja.
O grande problema é que as planilhas não favorecem em nada o trabalho colaborativo, pois as planilhas não são simples de compartilhar e é muito fácil perder o controle de quem faz o quê dentro do arquivo.
Mesmo na versão com armazenamento em nuvem, fica complicado ter várias pessoas editando uma planilha online ao mesmo tempo, principalmente quando são informações sensíveis e tão importantes para a igreja.
As igrejas também tem uma responsabilidade muito grande com as pessoas. Os fiéis, visitantes e até mesmo os líderes do ministério, querem saber que suas informações estão protegidas, sejam anotações em seus registros, consultas de aconselhamento, dados financeiros etc. Elas precisam saber que você se preocupa em mantê-las seguras e que está tomando medidas para proteger a sua privacidade.
Quanto mais a sua igreja cresce, o alto volume de dados e informações só aumenta, deixando a situação ainda mais complexa.
Enquanto uma plataforma de gestão para igrejas oferece controle de acesso em níveis por usuários, as planilhas podem virar uma bagunça facilmente - especialmente em equipes maiores.
- Alta probabilidade de erros
Não existe margem para erros nas planilhas. Qualquer mínima falha com dados financeiros significa prejuízo - e as planilhas são conhecidas por erros humanos na gestão.
Jogos Olímpicos de 2012 venderam mais ingressos do que deveriam
Na Inglaterra, durante as Olimpíadas de Londres em 2012, o comitê olímpico tinha 10 mil lugares para vender ingresso para a competição de nado sincronizado.
Entretanto, o responsável pelo registro marcou 20 mil lugares na planilha e foram colocados à venda 20 mil ingressos para uma arena em que só cabiam 10 mil pessoas.
Felizmente, o erro foi descoberto a tempo e o comitê olímpico e a Ticketmaster juntaram forças para contatar os 3000 pagantes excedentes e oferecer alternativas para solucionar o problema. Na maioria dos casos, foram oferecidos ingressos para outros eventos como moeda de troca.
Esse é apenas um exemplo do tipo de problema que as planilhas podem causar com a falta de controle sobre os dados.
Com a frequência de informações da gestão de igreja, as chances de erros se multiplicam e o risco fica alto demais.
- Vulnerável a fraudes
Mesmo quando protegidas por senha, as planilhas também são arquivos muito vulneráveis a fraudes.
Ainda que haja um controle de acesso na igreja, é muito fácil para uma pessoa alterar informações e cálculos diretamente no arquivo sem deixar rastros.
Além disso, existem cibercriminosos especializados em interceptar e violar planilhas para obter dados sigilosos e estratégicos de empresas e clientes.
Falamos sobre isso em um outro post, confira agora: Segurança de Dados nas Igrejas: Sua igreja está segura de hackers e vazamentos de dados?
- Risco grande de perda de dados
Para quem ainda mantém planilhas no servidor da igreja, o risco de perda de dados valiosos para o negócio é altíssimo.
Um arquivo que existe somente em um computador ou no máximo em algum backup pode facilmente ser deletado sem querer, perdido durante um desastre natural ou um acidente, ou mesmo roubado durante um assalto.
- Lentidão e usabilidade ruim
Tenho certeza que você já perdeu paciência com uma planilha que ficou lenta por causa do excesso de dados?
Esse problema é muito comum nas planilhas, que começa a perder desempenho a partir de um determinado volume de dados inseridos em um único arquivo.
Se houver muitas fórmulas, funções e gráficos, a situação fica ainda pior.
Além disso, a usabilidade do software é considerada precária por muitos usuários, devido à má distribuição das ferramentas e interface poluída.
Nem precisamos dizer como isso faz você perder tempo no dia a dia, principalmente quando é preciso controlar todas as variáveis de um negócio recorrente.
- Dificuldade para visualizar as informações
Todos concordam que as planilhas não são nem um pouco visual, certo?
Na hora de controlar as finanças da igreja, por exemplo, é importante ter uma ferramenta que facilite a visualização dos dados e a geração de relatórios.
Afinal, além de gerenciar as ofertas e dízimos, você também precisa analisar as transações para entender o desempenho financeiro da igreja e planejar suas finanças.
Nas planilhas, observamos uma infinidade de dados distribuídos entre células e colunas, e poucos recursos para a criação de gráficos.
Qual a melhor alternativa as planilhas?
Agora que já falamos do problema, vamos focar na solução: um sistema de gestão inteligente capaz de eliminar as desvantagens das planilhas da sua rotina.
Obviamente estamos falando da Catholic, plataforma 100% online que oferece todos os recursos necessários para gestão de igreja completa e efetiva.
Nosso módulo financeiro permite que você acompanhe de forma visual e intuitiva o seu fluxo financeiro, com integração entre sistema, site e app em tempo real.
Somos a única plataforma que oferece uma ferramenta que possibilita uma visão detalhada da situação de cada membro da igreja, e cria um canal de conexão direto com toda a igreja.
E não acaba por aqui, a Catholic oferece soluções para todos os setores da sua igreja. Nossa plataforma é extremamente robusta e completa. Do financeiro, ao cadastro de membros, até controle de patrimônio. Site, aplicativos e outras soluções exclusivas para comunicação da sua igreja.
Para completar, a plataforma conecta a liderança e a equipe de gestão aos líderes, fiéis e visitantes. Assim, poupa tempo e esforço nas rotinas do dia a dia da igreja.